TopKontor Handwerkersoftware

Elektro

Zeitersparnis ist das A und O

Der Handwerksmeister sollte auf der Baustelle Präsenz zeigen und seine kostbare Zeit nicht nur im Büro verbringen. Eine leistungsstarke Software hilft, diese Vorgabe zu erfüllen und die Büroarbeit auf ein notwendiges Minimum zu reduzieren.
Elektroinstallateurmeister Peter Kopaczynski aus dem württembergischen Schlat geht sogar noch weiter:
„Den Betrieb ohne eine spezielle Software für das Elektrohandwerk zu führen, ist für mich un-denkbar.“
Zu deutlich ist die Zeitersparnis, die P. Kopaczynski schon mit seinem ersten Programm erreicht hat. Gleichzeit mit der Gründung seines Betriebs 1997 wurde auch PC und spezielle Software für Angebote und Rechnungen angeschafft. Diese erste Programm tat seinen Dienst, bis 2003 ein neuer PC angeschafft werden musste. Das alte Programm ließ sich nicht richtig installieren. Der Händler, der das Programm 1997 lieferte, war nicht mehr vorhanden und vom Hersteller, einem großen Frankfurter Softwarehaus, gab es auch keine Unterstützung-

Für P. Kopaczynski hat sich die Investition in ein modernes Handwerksprogramm schnell amortisiert.

In dieser Situation fasste P. Kopaczynski zwei Entschlüsse: Zum einen, keine Zeit mehr mit dem alten Programm zu verschwenden, zum anderen, nur noch ein Programm einzusetzen, bei dem die kompetente Betreuung vor Ort gesichert war. Die Wahl fiel schnell auf „TopKontor“ der blue:solution software GmbH aus dem westfälischen Rheine. Die entscheidenden Vorteile aus Sicht des Betriebsinhabers: Das neue Programm ist sehr ähnlich wie „HWPwin“ von KHK aufgebaut und es brauchte daher keine lange Einarbeitung oder Umgewöhnung. Zudem zeigte sich schon bei den ersten Kontakten mit Bodo Franz von blue:solution Süd aus Hirrlingen, dass die kompetente Betreuung garantiert war. Das Fachhandelsunternehmen ist seit 1999 Partner des Herstellers und auf Hilfestellung für Handwerker spezialisiert. Mag ein Programm noch so leistungsfähig oder preiswert sein – ohne kompetenten Partner vor Ort, der sich im jeweiligen Gewerk auskennt und dessen Sprache spricht, bleibt es eine Investition mit unsicherem Ausgang.
Da der Hersteller beim Umstieg auf „TopKontor“ das bisherige Programm in Zahlung nimmt, war die Investition für den kleinen Betrieb gut zu tragen.
Zur Zeit arbeiten neben dem Inhaber ein Geselle, ein Lehrling und bis zu drei Aushilfen. „Schließlich müsse man sich gute Werkzeuge“, und dazu zähle auch „TopKontor“, „etwas kosten lassen“, erläutert P. Kopaczynski. Bedenke er die tägliche Zeitersparnis bei der Büroarbeit, so habe sich diese Anlage bald wieder amortisiert.

Mit der neuen Software haben sich auch neue Arbeitserleichterungen ergeben. Musste etwa früher jede Position aus einem Angebot einzeln in eine Rechnung oder ein anderes Formular übernommen werden, geschieht dies jetzt für mehrere ausgewählte Positionen gleichzeitig. Gerade dann, wenn auf Grund eines Angebots für den Kunden A ein ähnliches Angebot für den Kunden B zu machen ist, spart das viel Zeit.
Das Gleiche gilt für den beleglosen Zahlungsverkehr mit Lieferanten. Es gibt keine Überweisungen mehr. Die Zahlungen, die fällig und von P. Kopaczynski freigegeben sind, schreibt das Programm auf eine Diskette, die die Sparkasse oder Bank direkt verarbeitet.
Vier weitere Funktionen haben den ersten positiven Eindruck bekräftigt. Diese zahlen sich in der täglichen Arbeit besonders aus.
An erster Stelle steht die Übernahme der Artikelbeschreibungen und der Preisänderungen vom Großhandel. Das Programm liest dazu CDs ein, die je nach Lieferant im Datanorm-Format und entsprechend der ZVEH-Vorgaben erstellt sind.
Ähnlich funktioniert die GAEB-Schnittstelle. Damit übernimmt das Programm Ausschreibungen von Architekten direkt als Grundlage für das Angebot. „Das kommt zwar nicht so häufig vor; bei großen Projekten spart es jedoch eine Menge Zeit und vermeidet Fehler“ so P. Kopaczynski.
Auch mit dem Angebot hängt die dritte wichtige Funktion zusammen. Leistungspositionen umfassen hier Material und Lohn. Damit lässt sich erstens schneller kalkulieren und zweitens sind diese Angebote für Kunden weniger vergleichbar.
Schließlich verschafft die Offene-Posten-Verwaltung dem Betriebsinhaber jederzeit einen Überblick über die Zahlungsmoral seiner Kunden, und zwar völlig unabhängig von der Buchhaltung des Steuerberaters. Gerade für kleinere Betriebe ist dies wichtig und eine solche Funktion im Programm ein großer Vorteil.
Der Betrieb beschäftigt neben dem Inhaber einen Gesellen, einen Lehrling und bis zu drei Aushilfen.
Kleine Angebote sind bei Kopaczynski Elektrotechnik heute eine Sache von fünf Minuten.
Hier bewährt sich auch, dass man über einen Mausklick aus dem Angebot in die Artikel-Stammdaten wechseln kann.

Zudem bietet das Programm eine übersichtliche Vorgehensweise vom Angebot, über die Auftragsbestätigung,
bis zur Teil- und Schlussrechnung. Bei jedem Auftrag lässt sich auf einen Blick Roherlös und Gewinn ersehen, was angesichts der verschiedenen Rabattgruppen der Großhändler gerade bei größeren Aufträgen wichtig ist. So ist eine leistungsfähige Software auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht unerlässlich. Die Hardware-Ausstattung besteht aus zwei normalen PCs. Auf einem ist „TopKontor“ installiert, auf dem anderen Word, Excel und andere Büroprogramme. Insgesamt verwaltet P. Kopaczynski mit dem Programm über 200.000 Artikel und gut 400 Leistungen, die er selbst angelegt hat. Pro Jahr erstellt er für seine etwa 250 Kunden ungefähr 400 Rechnungen,
die zwischen 5 und 60 Positionen umfassen.

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