TopKontor Handwerkersoftware

Raumausstatter

Ideen zum Leben und eine pfiffige EDV-Lösung

„Ideen zum Leben“, dieser Wahlspruch des Esslinger Raumausstattungs-Betriebs ist in jeder Beziehung und in jedem Detail umgesetzt. Ob bei der außergewöhnlichen Gestaltung der Fassade des Geschäftsgebäudes, der Einrichtung des Schauraums und der Werkstatt: Jedes Detail zeigt die Leistungen und die Leistungsfähigkeit des Betriebs. Ein – durchaus wesentlicher Teil – arbeitet im Hintergrund. Seit Anfang 2003 nutzen die Inhaber Nicole und Mario Mayer als kaufmännisches PC-Programm „TopKontor“. Das Programm wurde von der blue:solution Software GmbH in Rheine entwickelt. Ansprechpartner vor Ort für Deco & More, so die offizielle Firmierung des Raumausstatters, ist Bodo Franz von blue:solution-Vertrieb Süd in Hirrlingen.
„Die sehr gute Betreuung von Anfang an war auch ein wichtiger Grund, uns für dieses Programm zu entscheiden.“, so Nicole Mayer, die viel mit dem Programm arbeitet.
Bereits bei der Firmengründung 1999 war beiden klar, dass Angebote und Rechnungen mit einem PC-Programm erstellt werden mussten. Aus der Meisterschule waren zwei Programme bekannt, die jedoch beide nicht den Vorstellungen entsprachen. Das zuerst eingesetzte Programm („Lexware“)
war zwar günstig, aber als reines Buchhaltungs- und Handelsprogramm überhaupt nicht auf die Belange des Handwerks abgestimmt. Insbesondere konnte dieses Programm keine Leistungen, sondern nur Artikel und Zeiten getrennt anbieten und abrechnen. Die Alternative, ein spezielles Programm für Raumausstatter war für den jungen Betrieb nicht bezahlbar. In dieser Situation kam das Angebot aus Hirrlingen gerade recht: Für Existenzgründer gab und gibt es von diesem Hersteller besonders günstige Konditionen.

Die Inhaber und Firmengründer Nicole und Mario May

Die Empfehlung eines befreundeten Malers gab den Ausschlag für eine Vorführung, der eine einmonatige Erprobung und dann der Entschluss zum Kauf zu sehr günstigen Bedingungen folgte. Neben dem Funktionsumfang, der fachkundigen Beratung und dem Preis war wichtig, dass sich das Programm später noch flexibel erweitern lässt. So hat Deco & More inzwischen das
„OP-Modul“ nachgekauft. Unabhängig vom Steuerberater sind jetzt sowohl taggenaue Mahnungen wie auch Zahlungen möglich, die alle Fristen optimal ausnutzen. Selbst eine komplette Finanzbuchhaltung wäre jederzeit zu ergänzen. Ähnliches gilt, wenn später einmal mehr als ein Arbeitsplatz ausgerüstet werden soll: Diese Erweiterung ist ebenso einfach wie günstig.

Das Programm hat seit Anfang 2003 rundum überzeugt. Sehr wichtig für die Mayers ist die flexible Kalkulation. Durch die Verbindung von Material und Lohn zur Leistung sind Angebote für den Kunden nicht so durchsichtig und damit nicht so leicht vergleichbar. In der Kalkulation sind Lohn- und Materialanteile getrennt ausgewiesen und kalkulierbar, im Angebot für den Kunden erscheint nur noch die komplette Leistung. Gibt es nachträgliche Änderungen, lassen sich jederzeit Angebotspositionen einfügen, löschen und verschieben oder etwa Texte ändern. Das Programm zeigt dabei alle Formulare auf dem Bildschirm exakt so an, wie sie später ausgedruckt werden. Einen ebenso großen Stellenwert nehmen die umfangreichen und vor allem flexiblen Auswertungsmöglichkeiten ein. Auf Knopfdruck liefert das Programm hier Statistiken und Umsatzzahlen für jeden Geschäftsbereich. So weiß Raumausstattermeister Mario Mayer immer wie z.B. die Bereiche Boden, Sonnenschutz und Polster liegen. Die Auswertungen zeigen auch, in welchem Verhältnis die verrechneten und erbrachten Arbeitsleistungen und die Materialkosten stehen. Speziell für den Austausch und Verhandlungen mit Einkaufsverbänden erscheinen diese Auswertungen inzwischen unverzichtbar. Zudem ermöglichen sie interne Betriebsvergleiche im Kollegenkreis. Da das Programm sehr klar aufgebaut ist, dauerte die Einarbeitung nicht lange. Auch im täglichen Einsatz sparen intelligente Lösungen, wie etwa bei der Datensicherung, gegenüber dem Vorgängerprogramm viel Zeit. Die Betreuung durch den Fachhändler war von Anfang an ausgezeichnet.

"Wir hatten zu Anfang schon den einen oder anderen Wunsch“, so Nicole Mayer, „der dann aber sehr schnell erfüllt wurde“. Treten jetzt noch Fragen auf, werden diese ohne großen Aufwand per Fernwartung und am Telefon geklärt. Die Handwerksspezialisten in Hirrlingen können direkt auf den PC in Esslingen zugreifen, sehen die aktuellen Eingaben und können sofort die richtigen Tipps geben oder Probleme direkt lösen. Dies spart Zeit und damit Geld.
Der Boden des Schauraums spiegelt wie das gesamte Gebäude innen und außen den hohen handwerklichen Anspruch des Unternehmens wieder. „Rückblickend erstellen wir schneller Angebote und Rechnungen und unsere Terminplanung ist besser. Viele Auswertungen gab es früher überhaupt nicht.“ so M. Mayer. Inzwischen sind etwa 200 Kunden und Lieferanten, etwa 2000 Adressen und 30.000 bis 40.000 Artikel gespeichert. Die etwa 150 Leistungen werden täglich mehr.

Neue Anforderungen werden sofort als Leistung erfasst und für das nächste Angebot gespeichert. Zwei bis drei neue Leistungen entstehen so pro Woche. Viele Arbeitsgänge werden auf Basis von Standardleistungen kalkuliert. Die konkreten Details wie etwa ein unebener Untergrund werden dann im einzelnen Angebot geändert. Erstmalig zur Eröffnung der neuen Werkstatt und Betriebsräume wurde das Programm auch als Hilfsmittel für Werbung eingesetzt. Die eingebaute Textverarbeitung erstellte die Einladung an Kunden, Interessenten und Lieferanten als Serienbrief und mit Adressetiketten. Das Ehepaar Mayer ist inzwischen so zufrieden mit seinem PC-Programm, dass es „sein“ Programm über Kontakte zur Meisterschule und in ErfaKreisen aktiv weiterempfehlen will. Das Wissen um eine solche gleichermaßen bezahlbare wie für den Raumausstatter passende Lösung sei gerade für die jungen Kolleginnen und Kollegen unverzichtbar. „Es gibt nur ein Programm, das ähnlich gut für Raumausstatter geeignet ist. Dieses ist jedoch deutlich teuerer.“ „TopKontor“ sei endlich eine bezahlbare Software-Lösung für Raumausstatter. Nach Auskunft des Lieferanten gibt es auch schon Kontakte zu einem Einkaufsverband für Raumausstatter mit dem Ziel, das neue Programm den Mitgliedern anzubieten.

Nicole Mayer in Ihrer Werkstatt.

Zu den Stärken und Erfolgsmerkmalen des jungen Betriebs gehört die individuelle Betreuung jedes Kunden. „Wir beraten individuell, machen viel Maßanfertigungen und Leistungen wie etwa Polsterarbeiten, die andere Raumausstatter eher selten anbieten“, so Raumausstattergesellin Nicole Mayer. Die Kunden für Gardinen und Vorhänge, Böden , Polster, aufwändige Verlegeaufgaben wie etwa Friese und Designfliesen kommen dementsprechend aus bis zu 100 km Entfernung nach Esslingen. Ähnliche Anforderungen stellen die beiden Raumausstatter auch an Ihre Werkzeugen und damit an ihr Büroprogramm. Bis heute haben der individuelle Service des Herstellers und des Verkäufers sowie die Leistungen des Programms diese Erwartungen vollständig erfüllt
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